Panduan Lengkap Membuat Surat Tugas dan Keterangan Kerja

Definisi dan Fungsi Surat Tugas

Surat Tugas, yang terkadang disebut juga sebagai Surat Keterangan Kerja untuk tujuan spesifik, adalah dokumen resmi yang dibuat dan disahkan oleh pejabat berwenang di sebuah perusahaan. Dokumen ini secara formal memberikan penugasan kepada seorang karyawan atau staf untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Tujuan utama dari surat tugas adalah sebagai bukti otentik bahwa seseorang telah menerima perintah dari pihak yang berwenang, sehingga dapat mempermudah dan melancarkan pelaksanaan tugasnya di lapangan.

Fungsi Utama Surat Tugas

Secara ringkas, surat ini memiliki dua fungsi krusial:

1. Dokumen Resmi Penugasan: Menjadi bukti tertulis yang merinci tanggung jawab seseorang terhadap pekerjaan yang harus dilaksanakan.
2. Dokumen Pendukung: Berperan sebagai lampiran penting dalam proses verifikasi atau pengecekan yang dilakukan oleh pihak eksternal, seperti pengelola platform pengadaan.

Hal-Hal Penting dalam Penyusunan Surat Tugas

Perhatikan poin-poin berikut untuk memastikan surat tugas Anda valid dan efektif:

• Tanpa Konsiderans: Surat tugas bersifat langsung dan tidak memerlukan bagian "menimbang" atau "mengingat".
• Tugas Bersifat Kolektif: Jika penugasan ditujukan untuk tim atau lebih dari satu orang, daftar nama pegawai harus dicantumkan dalam lampiran terpisah. Lampiran tersebut idealnya memuat kolom: Nomor Urut, Nama, NIK, Alamat, Tempat & Tanggal Lahir, Jabatan, dan Nama Perusahaan.
• Penetapan Surat: Harus dibuat dan disahkan oleh atasan atau koordinator yang berwenang. Dalam kasus tertentu, atasan dapat mengeluarkan surat tugas untuk dirinya sendiri jika memiliki wewenang tertulis.
• Masa Berlaku: Surat tugas secara otomatis tidak berlaku lagi setelah pekerjaan yang diamanatkan selesai.
• Pertanggungjawaban Atasan:
  • Atasan yang menandatangani bertanggung jawab penuh atas kebenaran data pegawai yang tercantum.
  • Atasan juga bertanggung jawab atas pemberian akses bagi pegawai ke platform eksternal (misalnya, platform pengadaan).
  • Jika ditemukan ada pegawai yang mengakses platform tanpa izin atau surat tugas yang sah, maka atasan yang menandatangani surat tersebut akan dimintai pertanggungjawaban.

Anatomi dan Komponen Wajib Surat Tugas

Sebuah surat tugas yang lengkap harus memiliki tiga bagian utama:

1. Bagian Pembuka (Kop Surat)

• Logo, nama, alamat, dan kontak (telepon & email) perusahaan.
• Judul "SURAT TUGAS" atau "SURAT KETERANGAN KERJA" ditulis dengan huruf kapital di bawah kop surat, biasanya diikuti dengan nomor surat.

2. Bagian Isi

• Kalimat pembuka yang menjelaskan alasan penugasan.
• Identitas lengkap pegawai yang ditugaskan (minimal nama, NIK, dan jabatan).
• Rincian spesifik mengenai tugas yang harus dilaksanakan.
• Jangka waktu atau durasi pelaksanaan tugas.
• Kalimat penutup yang berisi instruksi untuk melaksanakan tugas dengan baik dan penuh tanggung jawab.

3. Bagian Penutup

• Tempat dan tanggal surat diterbitkan.
• Nama jabatan atasan yang menandatangani (misal: Manajer Operasional,).
• Tanda tangan (basah atau digital) dari atasan pemberi tugas.
• Nama lengkap dan NIK atasan tersebut.
• Stempel atau cap resmi perusahaan.
• Pernyataan tanggung jawab penuh dari atasan atas data dalam surat.
• Tembusan (opsional, jika surat perlu diketahui pihak lain).
• Surat Kuasa (opsional, jika diperlukan).

Contoh Template Surat Keterangan Kerja

Berikut adalah contoh template Surat Keterangan Kerja yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan pendaftaran pada platform digital, khususnya platform pengadaan.

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: [Nomor Surat]

Sehubungan dengan keperluan proses pendaftaran pada platform manajemen penyedia katalog elektronik, dengan ini kami yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan dengan sesungguhnya bahwa:

Nama                  : [Nama Karyawan]
NIK                   : [Nomor Induk Kependudukan]
Tempat/Tanggal Lahir  : [Tempat, DD MMMM YYYY]
Alamat                : [Alamat Lengkap]
Jabatan               : [Jabatan Karyawan]

Adalah benar merupakan karyawan di [Nama Perusahaan] dan telah aktif bekerja sejak [Tanggal Mulai Bekerja].

Surat keterangan ini diterbitkan khusus sebagai dokumen pendukung untuk keperluan pembuatan akun dan pelaksanaan transaksi pada platform yang dimaksud.

Demikian Surat Keterangan Kerja ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Dikeluarkan di: [Kota/Kabupaten]
Pada tanggal: [Tanggal Surat]

Hormat kami,
[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan & Stempel]

(Nama Lengkap Atasan)
(Jabatan Atasan)